Surat adalah salah satu bentuk sarana komunikasi dalam hal penyampaian informasi tertulis dari satu pihak (satu instansi) ke pihak lain (instansi lain). Dahulu, surat adalah komunikasi paling utama yang digunakan untuk seseorang baik itu dalam keadaan jarak dekat maupun jauh. Namun, seiring berkembangnya teknologi keberadaan surat untuk saat ini biasanya digunakan dalam pemberitahuan formal saja. Pada artikel dibawah ini akan dibahas lengkap mengenai pengenalan surat, jenis-jenis surat undangan, dan contoh surat undangan dalam Bahasa Inggris.

Surat Undangan adalah salah satu jenis surat yang didalamnya terdapat sebuah pemberitahuan yang memiliki tujuan untuk pihak lain baik itu individu atau instansi dimana pihak tersebut nantinya akan diharapkan kedatangannya pada tanggal, tempat, dan waktu yang telah ditentukan. Pengertian undangan sangat berarti karena hal tersebut merupakan suatu tanda penghormatan untuk seseorang yang diundang dalam sebuah acara tersebut.

Setelah memahami pengertian undangan maka tujuan surat undangan juga perlu dipelajari dan diketahui. Memang benar jika tujuan umum dari surat undangan adalah memberikan informasi mengenai adanya suatu acara dimana hal tersebut seorang individu yang diundang diharapkan akan kehadirannya. Selain itu, terdapat juga tujuan-tujuan lain dari adanya surat undangan. Berikut point-point penjelasan lengkapnya

1. Mengemukakan Informasi
   Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya jika tujuan surat undangan adalah mengemukakan sebuah informasi. Didalam surat undangan, terdapat paparan sebuah acara dimana acara tersebut sangat dianggap penting oleh pembuat surat. Tujuan pada point ini berfokus dari tujuan pembuat surat dimana penyampaian informasi acara mereka sangat penting dan harus disebarluaskan kepada orang-orang yang bersangkutan.

2. Memperoleh Informasi
   Jika pada point pertama adalah tujuan surat undangan yang didasarkan pada pemikiran pembuat surat, point kedua ini akan membahas mengenai tujuan yang didasarkan pada penerima surat. Sebagai penerima surat undangan pastinya ketika mendapatkan sebuah undangan akan mengetahui acara apa yang akan diadakan/ diselenggarakan oleh pihak pengundang. Dari sana, penerima surat undangan dapat memperoleh informasi akan kegiatan atau acara yang seharusnya mereka diharapkan akan kehadirannya.

3. Memperjelas Jalannya Acara
   Dengan adanya surat undangan, semua pihak tidak akan terjadi kesalah pahaman. Didalam surat undangan terdapat tanggal, waktu, tempat, dan juga acara apa yang akan diselenggarakan. Dari sini penerima surat akan mengetahui secara jelas tentang apa maksud dari pengirim surat mengirimkan surat undangan tersebut kepadanya. Untuk itu, sebagai pembuat undangan harus mengetahui bagaimana cara membuat undangan yang terstruktur dan mudah dipahami.
   

   Fungsi Surat Undangan

   Banyak orang yang berpendapat jika fungsi surat undangan adalah sebagai suatu alat komunikasi. Hal ini memang benar adanya karena fungsi utama dari sebuah surat adalah untuk berkomunikasi. Namun, ada juga fungsi dari surat undangan yang harus dipahami. Berikut adalah penjelasannya

   1. Sebagai Alat Bukti Dalam Bentuk Tulisan (Tertulis)

   Fungsi surat yang pertama adalah sebagai alat bukti yang tertulis. Hal ini dimaksudkan ketika mungkin disuatu tempat acara atau kegiatan Anda sebagai penerima surat tidak dipercaya untuk mengikuti cara tersebut, maka bentuk surat dalam bentuk undangan bisa menjadi bukti akan pentingnya Anda dalam acara atau kegiatan tersebut.

   2 Sebagai Mode Pengingat

   Banyak orang yang ketika mengadakan sebuah acara tidak membuat sebuah surat. Orang tersebut hanya memberikan informasinya melalui lisan atau percakapan keseharian. Pengucapan undangan yang dilakukan secara langsung ini memang diperbolehkan namun, ada baiknya jika terdapat sebuah acara atau kegiatan perlu dibuatkan sebuah surat untuk mode pengingat. Ketika seseorang mendapatkan sebuah surat dalam bentuk kertas, maka surat tersebut pasti di simpan dalam keadaan sangat baik sebagai tanda penghormatan.

   Jenis-Jenis Undangan

   Jenis-jenis undangan memang sangatlah beraneka ragam. Surat Undangan dapat dikategorikan menjadi 2 jenis. Pembagian kategori ini berdasarkan tingkat resmi atau tidaknya surat tersebut. Hal yang dimaksudkan disini adaah tentang strukur undangan. Jika diihat dari isi, maka tentu saja keduanya memiliki isi yang sama-sama bertujuan untuk mengajak seseorang hadir dalam sebuah acara. Untuk penjelasan perbedaan 2 kategori tersebut, berikut adalah penjelasannya.

   1. Surat Undangan Resmi

   Didalam surat undangan resmi, semua kata menggunakan bahasa baku atau resmi. Struktur surat sangat rapi dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Terdapat kop surat, nomor surat, perihal, dan lain sebagainya. Didalam surat resmi, kata yang digunakan adalah “kami” dimana hal tersebut menandakan bahwa surat tersebut dibuat mewakili suatu organisasi atau instansi. Adapun contoh dari surat resmi antara lain surat yang berhubungan dengan rapat, perayaan, dan juga pelantikan.

   2. Surat Undangan Tidak Resmi

   Undangan tidak resmi adalah salah satu jenis surat yang didalamnya dikirim dari satu individu ke individu lain. Adapun contoh dari surat undangan tidak resmi ini adaah surat undangan ulang tahun, undangan khitanan, dan undangan pernikahan. Contoh-contoh undangan tersebut dapat dikatakan tidak resmi karena didalamnya tidak ada kop surat, nomor surat, dan lain-lain.